Tak, w ślad za przepisem art. 11 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp oraz § 33 Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach udostępnianiu w CRU JSFP podlegają informacje na temat umów oraz pisemnych zamówień dotyczących usług badawczych i rozwojowych za wyjątkiem usług badawczych i rozwojowych objętych kodami CPV od 73000000-2 do 73120000-9, 73300000-5, 73420000-2 i 73430000 5, określonymi we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV), jeżeli dodatkowo spełnione są łącznie następujące warunki:
- korzyści z usług objętych ww. kodami CPV przypadają wyłącznie Zamawiającemu na potrzeby jego własnej działalności oraz,
- całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca Zamawiający.
w rozumieniu art. 11 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp.
Informacje o umowach dotyczących zamówień na dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie mają służyć prowadzeniu przez Zamawiającego produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, a także umowy dotyczące zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, lub z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności w rozumieniu art. 11 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy Pzp również podlegają udostępnieniu w CRU JSFP. Umowy powyższe stanowią zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, pomimo tego, iż przedmiotowo są wyłączone ze stosowania przepisów ustawy Pzp, a zgodnie z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zawierane są w formie pisemnej lub elektronicznej.
Tak, w ślad za przepisem art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, przy założeniu, że umowa została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub szczególnej, obowiązkowi rejestracyjnemu podlegają informacje o umowach o wartości poniżej progu stosowania ustawy Pzp (Ustawodawca nie wprowadza w tym zakresie żadnego minimalnego progu kwotowego). Teoretycznie więc obowiązek ów zaczyna się na poziomie 1 gr.
Nie, zamówienia, zlecenia czy wydatki dokonywane na podstawie uprzednio zawartej umowy długoterminowej przewidującej np. sukcesywne dostawy określonego asortymentu, nie podlegają obowiązkowi udostępnienia informacji w CRU JSFP. Rejestracji w systemie podlegają jedynie informacje na temat zawartej uprzednio umowy długoterminowej.
Nie, rejestracja umów będzie odbywać się będzie za pośrednictwem posiadanego przez uczelnię systemu SAP ERP, w ramach czynności o charakterze sprawozdawczym, które w pewnym zakresie podejmują już pracownicy uczelni w stosunku do zawieranych w jednostkach umów (właściwe formularze w systemie SAP zostaną odpowiednio dostosowane na potrzeby udostępniania danych w CRU JSFP). Szczegóły na temat procedur rejestracji umów w systemie dziedzinowym zostaną opisane w piśmie okólnym Prorektora ds. Finansów oraz specjalnie w tym celu przygotowanej instrukcji. W celu zachowania ustawowego terminu do udostępnienia informacji o umowach, system CRU JSFP będzie zasilany danymi z systemu SAP ERP Uniwersytetu za pomocą interfejsu programistycznego aplikacji udostępnionego przez Ministra Finansów przynajmniej raz dziennie.
Co do zasady uczelnia będzie zobowiązana do wprowadzania informacji na potrzeby CRU JSFP bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni od daty zawarcia umowy lub zmiany informacji o umowie (termin odnosić się będzie także do aktualizacji opublikowanych informacji o umowach). W przypadku zaś wystąpienia awarii systemu teleinformatycznego służącego do obsługi CRU JSFP, terminy te będą wydłużane o okres wskazany w komunikacie Ministra Finansów umieszczonym na stronie BIP Ministerstwa Finansów.
Wg założeń projektodawcy status umowy będzie z jednej strony informacją techniczną, niezbędną do zarządzania retencją danych udostępnianych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Z drugiej strony będzie dodatkowym parametrem do przeszukiwania informacji udostępnianych w tym rejestrze, umożliwiającym szybką weryfikację umów aktywnych oraz tych, które w ramach jsfp stały się nieaktywne. Aktywność umowy nie będzie tożsama z okresem jej obowiązywania. Wprowadzenie tego rozróżnienia miało na celu odróżnienie sytuacji istnienia okresu obowiązywania umowy jako bytu prawnego od okresu funkcjonowania danej umowy w danej jednostce oraz okresu jej faktycznego wykonywania.
Ze zmianą statusu umowy z aktywnej na nieaktywną będziemy mieć do czynienia np. w przypadku umowy zawartej na 24 miesiące, która po 12 miesiącach zostanie wypowiedziana przez jedną ze stron tej umowy. W takiej sytuacji okres obowiązywania umowy wynikający z jej treści nie ulegnie zmianie, ale zaistnieje przesłanka do jej zakończenia, a zatem umowa stanie się „nieaktywna”. To samo dotyczyć będzie umów np. na sukcesywne dostawy sprzętu, kiedy umowa wygaśnie wcześniej niż data zakończenia jej realizacji, przewidziana w treści umowy (w przypadku wyczerpania całości wolumenu tego sprzętu określonego w opz). O tym, czy umowa jest aktywna czy nieaktywna na potrzeby CRU JSFP, decyduje okres jej obowiązywania w zakresie wykonania świadczenia głównego, a nie okres gwarancji (świadczenie akcesoryjne). Jeżeli świadczenie główne zostało wykonane (np. dostawa sprzętu) to umowę taką należy traktować jako nieaktywną, nawet jeśli nadal trwa okres gwarancji.
Informacje o umowach cywilnoprawnych, których przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawieranych przez uczelnię z osobami fizycznymi, co do zasady podlegają obligatoryjnemu wpisowi do Centralnego Rejestru Umów JSFP. Zaistnienie obowiązku sprawozdawczego względem przedmiotowego rejestru uwarunkowane jest kumulatywnym spełnieniem dwóch przesłanek o charakterze ustawowym:
- przedmiotowe zobowiązanie wyczerpuje znamiona definicyjne zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
- czynność prawna została dokonana w jednej z form przewidzianych przez ustawodawcę (pisemnej, elektronicznej, dokumentowej bądź w formie szczególnej).
Umowy o świadczenie usług dydaktycznych wykazują cechę odpłatności i konstytuują stosunek prawny, w ramach którego uczelnia nabywa świadczenie o charakterze edukacyjnym od zindywidualizowanego podmiotu prawa (osoby fizycznej). W konsekwencji konstrukcja ta spełnia kryteria definicji zamówienia, stanowiącego umowę odpłatną, której przedmiotem jest realizacja usług. Z uwagi na fakt, iż zobowiązania te nie kreują stosunku pracy, lecz stanowią stricte cywilnoprawne stosunki obligacyjne, zachodzą pełne podstawy do ich kwalifikacji jako zamówień w sensie funkcjonalnym. W przypadku kontraktowania usług z osobami fizycznymi – niezależnie od faktu posiadania przez nie statusu przedsiębiorcy – obligatoryjnym elementem oznaczenia strony umowy w rejestrze jest wskazanie jej imienia i nazwiska. Publikacja rzeczonych danych osobowych nie stanowi naruszenia konstytucyjnie oraz ustawowo chronionego prawa do prywatności, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Stanowisko to znajduje pełne oparcie w ugruntowanej linii orzeczniczej, czego wyrazem jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 2012 r. (sygn. akt I CSK 190/12).
Wg Kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Takim nośnikiem może być wiadomość e-mail, zdjęcie, formularz na stronie internetowej, nagranie rozmowy telefonicznej, dokument w postaci elektronicznej opatrzony podpisem zaufanym lub osobistym, wiadomość SMS, wiadomości na komunikatorze itp.
Tak, czynności prawne kreujące zobowiązania w ramach programów europejskich co do zasady podlegają obligatoryjnemu wpisowi do Centralnego Rejestru Umów JSFP. Warunkiem koniecznym do zaktualizowania się tego obowiązku jest łączne spełnienie ogólnych kryteriów ustawowych. Oznacza to, że dany kontrakt musi wyczerpywać znamiona definicji zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Ponadto wymagane jest jego zawarcie w jednej z form wymienionych przez Ustawodawcę (pisemnej, elektronicznej, dokumentowej bądź szczególnej). Pochodzenie kapitału przeznaczonego na sfinansowanie zobowiązania, w tym alokacja środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, nie stanowi przesłanki zwalniającej jednostkę z obowiązku rejestracyjnego. Przepisy ustawy o finansach publicznych wprost statuują obowiązek sprawozdawczy w zakresie określenia zewnętrznego źródła finansowania. Wymagają one wskazania, czy środki mają charakter zagraniczny. Fakt ten jednoznacznie potwierdza objęcie rzeczonych stosunków prawnych zakresem przedmiotowym CRU JSFP. W konsekwencji ujawnianie informacji o kontraktach realizowanych w ramach projektów unijnych następuje na zasadach ogólnych. Ewentualne wyłączenia od tej reguły mogą być derywowane wyłącznie z przepisów o charakterze szczególnym (lex specialis) np. dotyczących bezpieczeństwa lub ograniczeń jawności, a nie z samego faktu finansowania ze środków UE.
W przypadku pierwszego pytania, w odniesieniu do czynności prawnych generujących wyłącznie przychody jednostki, do których zalicza się m.in. oddanie przez uczelnię lokali w najem podmiotom trzecim, obowiązek sprawozdawczy nie zmaterializuje się. Zakres przedmiotowy Centralnego Rejestru Umów JSFP obejmuje ekwiwalentne stosunki prawne o charakterze wydatkowym, w ramach których dochodzi do nabycia usług, dostaw lub robót budowlanych. Ratio legis przepisów dotyczących funkcjonowania CRU JSFP sprowadza się bowiem do zapewnienia transparentności w sferze wydatkowania środków publicznych, nie zaś do ewidencjonowania wpływów finansowych realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych. W sytuacji, gdy uczelnia występuje w roli wynajmującego, dochodzi do udostępnienia własnej infrastruktury w zamian za świadczenie pieniężne (czynsz), co wyklucza uznanie takiej czynności za zamówienie publiczne w rozumieniu właściwych przepisów ustawy Pzp. Tożsama konkluzja dotyczy kontraktów o dofinansowanie oraz umów dotacyjnych. Tego typu porozumienia nie konstytuują zamówień publicznych w myśl art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Ich istotą nie jest ekwiwalentne nabycie przez jednostkę świadczeń rzeczowych lub usług, lecz jednostronny transfer środków finansowych na rzecz beneficjenta w celu realizacji określonych zadań. Odmiennie natomiast kształtuje się sytuacja prawna umów, na podstawie których uczelnia nabywa prawo własności lub inne prawa o charakterze rzeczowym bądź obligacyjnym do istniejących budynków lub nieruchomości. Tego typu czynności prawne (w szczególności umowy sprzedaży, najmu czy dzierżawy, w których jednostka sektora finansów publicznych występuje po stronie kupującego, najemcy bądź dzierżawcy) pociągają za sobą powstanie wydatku związanego z pozyskaniem prawa do korzystania z cudzego mienia. W konsekwencji informacje o tych umowach podlegają obligatoryjnemu wpisowi do Centralnego Rejestru Umów JSFP na zasadach ogólnych.
Informacje o umowach ubezpieczenia majątkowego podlegają obligatoryjnemu udostępnieniu w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Uczelnia zawierając umowę z ubezpieczycielem, nabywa bowiem ekwiwalentne świadczenie w postaci ochrony własnego substratu majątkowego (zarówno nieruchomości, jak i składników majątku ruchomego, wyposażenia, infrastruktury itp.) w zamian za wynagrodzenie (składkę). Taka relacja stron spełnia tym samym kryteria umowy wydatkowej – zamówienia publicznego. Tożsamy obowiązek rejestracyjny aktualizuje się w odniesieniu do umów dotyczących grupowych ubezpieczeń pracowniczych, bez względu na fakt, iż ciężar ekonomiczny składki ubezpieczeniowej ponoszą bezpośrednio zatrudnieni pracownicy. W sferze podmiotowej kryterium determinującym wpis do CRU JSFP nie jest bowiem ostateczny płatnik świadczenia, lecz status podmiotu, który dokonał czynności prawnej z zakładem ubezpieczeń i występuje jako strona stosunku obligacyjnego. W odniesieniu do umów finansowanych ze środków ZFŚS decydujące znaczenie ma nie tyle źródło finansowania (pomimo tego, iż środki z ZFŚS są wyodrębnione i przeznaczone na zaspokajanie celów socjalnych, to jednak ciągle pozostają w dyspozycji uczelni jako jsfp (zgodnie z art. 10 ustawy o ZFŚS to pracodawca administruje środkami z ZFŚS), a to czy przedmiotem konkretnej umowy (z podmiotem zewnętrznym) jest nabycie dostaw lub usług stanowiących zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Z drugiej strony ujawnieniu nie będą polegać takie umowy, których przedmiotem będą świadczenia realizowane w ramach działalności socjalnej ZFŚS (np. różnego rodzaju świadczenia wynikające z Regulaminu ZFŚS, pożyczki i zapomogi z kasy zapomogowo-pożyczkowej), które nie będą nosić znamion zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp.
Wartość umowy na potrzeby CRU JSFP należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku umowy w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia wartości umowy według właściwego kursu waluty na moment jej zawarcia (wg kursu średniego NBP). Nie należy wskazywać wartości wyłącznie w walucie obcej albo pozostawiać właściwej rubryki bez uzupełnienia. Dla unifikacji danych prezentowanych w CRU JSFP informacje o umowach muszą być wprowadzane w sposób jednolity, dlatego wartości powinny być ujawniane w walucie krajowej. Jeżeli wartość umowy nie jest jednoznacznie określona, należy – po przeliczeniu – wskazać planowaną łączną wysokość środków przeznaczonych na jej realizację.
Zgodnie z dyspozycją przepisu § 2 ust. 4 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, przy określaniu wartości umowy nie uwzględnia się podatku od towarów i usług (VAT). Wartość wpisywana do Centralnego Rejestru Umów JSFP powinna odpowiadać wartości netto umowy, nawet jeżeli w samej umowie strony posługują się kwotą brutto. Treść § 3 pkt 4 Rozporządzenia CRU konstytuuje obowiązek podania wartości umowy w złotych, co należy interpretować łącznie z zasadami jej ustalania określonymi w § 2. Kwota netto powinna być zatem co do zasady wyodrębniona w treści umowy.
Co do zasady należy wykluczyć uznanie paragonu fiskalnego za samoistną podstawę do dokonania wpisu informacji o umowie w CRU JSFP. Dokument ten nie stanowi sensu stricto umowy ani aktu potwierdzającego jej zawarcie w kwalifikowanej formie wymaganej przez przepisy ustawy o finansach publicznych. Paragon fiskalny stanowi wyłącznie dokument księgowy poświadczający realizację transakcji o charakterze kasowym, nie odzwierciedla on jednak zawarcia czynności prawnej w formie pisemnej, elektronicznej czy dokumentowej. Operacje gospodarcze, w którym generowany jest paragon, dokonywane bez uprzedniego utrwalenia oświadczeń woli stron (np. w drodze wymiany korespondencji elektronicznej) są wyłączone z reżimu CRU JSFP, jako realizowane w formie ustnej. Odmienna kwalifikacja prawna wystąpi jedynie w sytuacji, gdy paragon stanowi wtórny skutek uprzednio wykreowanego stosunku obligacyjnego (np. poprzez zamówienie ze strony internetowej czy korespondencję elektroniczną). Decydujące znaczenie ma więc istnienie i forma umowy, a nie sam dokument sprzedaży. Paragon samoistnie nie kreuje obowiązku publikacyjnego w CRU JSFP.
Nie, obowiązek udostępniania informacji do Centralnego Rejestru Umów JSFP działa na przyszłość (pro futuro) i odnosi się wyłącznie do umów zawartych od momentu wejścia w życie przepisów. Na uczelnię jako jednostkę sektora finansów publicznych został nałożony obowiązek przekazywania informacji o zawartych umowach począwszy od 1 lipca 2026 r. Umowy zawarte przed tą datą, nie będą musiały być rejestrowane w CRU JSFP – niezależnie od tego czy w dalszym ciągu obowiązują, czy też zostały już zrealizowane. Przepisy u.f.p. nie przewidują obowiązku uzupełniania rejestru o umowy zawarte przed wejściem w życie nowelizacji u.f.p.. W przypadku umów zawartych przed dniem 1 lipca 2026 r. kluczowe znaczenie dla powstania obowiązku ewidencyjnego w CRU JSFP ma data zawarcia umowy pierwotnej, a nie dzień jej późniejszej modyfikacji. Innymi słowy nawet jeśli po tej dacie zostaną zawarte aneksy zmieniające treść umowy, nie zmaterializuje się obowiązek ujawnienia informacji o nich w CRU JSFP.
W takiej sytuacji nie jest podawana pełna (prognozowana) wartość umowy, ale wartość ta jest odnoszona do wskazanego w przepisach okresu referencyjnego, znanego już zresztą ustawie Pzp. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, chodzi o wartość określoną w umowie za okres pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania. Jeżeli treść umowy nie określa jej wartości, należy przyjąć łączną wartość środków, jakie jednostka zamierza przeznaczyć na jej realizację w tożsamym czteroletnim okresie.
W CRU JSFP należy uwzględniać wartość umowy, która odpowiada wartości wynagrodzenia należnego wykonawcy, a więc co do zasady w kwocie wynikającej z treści umowy. Przepisy ustawy o finansach publicznych odnoszą się do wartości samego zamówienia, a nie całkowitego kosztu ponoszonego przez uczelnię (jsfp). Do wartości umowy nie dolicza się zatem dodatkowych obciążeń o charakterze publicznoprawnym, które powstają po stronie zamawiającego, do których należą m.in. składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez uczelnię (jeżeli występują w danej konkretnej umowie). Nie są one składnikiem wynagrodzenia wykonawcy, ale stanowią koszt zleceniodawcy (w CRU JSFP wpisuje się kwotę wynikającą z umowy).
Jednorazowy zakup dokonany bezpośrednio w punkcie sprzedaży przy pomocy karty płatniczej, bez wcześniejszego złożenia zamówienia (np. za pośrednictwem formularza na stronie internetowej lub wiadomości e-mail), nie rodzi obowiązku rejestracji umowy w CRU JSFP. Taka transakcja stanowi w świetle prawa umowę zawartą w formie ustnej, a przepisy u.f.p. nie nakazują zgłaszania umów ustnych do rejestru. Wprowadzenie informacji o takim zakupie do systemu jest jednak możliwe i zależy wyłącznie od dobrowolnej decyzji danej jednostki.
W sytuacji sporządzenia wniosku o charakterze wewnętrznym, na potrzeby zainicjowania procedury zakupu lub zabezpieczenia środków w budżecie jednostki, do momentu kiedy taki dokument funkcjonuje wyłącznie w strukturze jednostki i nie jest przekazywany wykonawcy, nie aktualizuje się obowiązek rejestracji informacji o umowie w CRU JSFP. Czynność taka ma charakter wewnątrzorganizacyjny, i jako taka, w tej postaci nie prowadzi do powstania zobowiązania wobec podmiotu zewnętrznego. Jeżeli natomiast wspomniane zamówienie (zlecenie, wniosek zakupowy) zostanie skierowany do wykonawcy np. w formie załącznika do wiadomości e-mail czy poprzez platformę zakupową, a wykonawca przyjmie takie zamówienie do wykonania (czy to poprzez zaakceptowanie w formie elektronicznej tudzież dokumentowej takiego zamówienia, czy to w sposób dorozumiany w drodze przystąpienia do realizacji zamówienia) – w takim przypadku nie będzie już tylko mowy o czynności jednostronnej, ale będziemy mieć faktycznie do czynienia z umową, która podlegać będzie obowiązkowi rejestracji w CRU JSFP.
Przedmiot umowy na potrzeby udostępnienia informacji w CRU JSFP należy opisać jednoznacznie, rzeczowo i zrozumiale. Natomiast Ustawodawca nie wymaga od jsfp wpisywania do rejestru pełnej treści umowy czy wszystkich parametrów z OPZ. Opis dotyczący przedmiotu umowy powinien na pierwszy rzut oka pozwalać na ustalenie, co w ramach danej transakcji nabyła uczelnia – usługę, dostawę czy robotę oraz jej dookreślenie – a więc czy chodzi np. o remont dachu, dostawę mebli biurowych, usługę cateringu). Opis przedmiotu umowy nie powinien być ani nazbyt lakoniczny, gołosłowny, ale z drugiej strony nie powinien cechować się nadmierną drobiazgowością. Opis powinien realizować podstawowy cel CRU JSFP i pozwolić ustalić, czego dotyczy dana umowa, jaki jest jej zakres, czyli powinien dostatecznie identyfikować umowę. W przypadku umów obejmujących szeroki asortyment, taki jak dla przykładu materiały biurowe, odczynniki chemiczne, części komputerowe, wystarczającym będzie określenie kategorii świadczenia (np. „sukcesywna dostawa materiałów biurowych”). Opis przedmiotu umowy powinien być skonstruowany w taki sposób, aby w jego ramach nie doprowadzić do nadmiarowego ujawnienia danych osobowych, informacji objętych ograniczeniem jawności czy danych sensytywnych.
Tak, jeśli modyfikacja terminu realizacji wpływa na informację udostępnioną uprzednio w CRU JSFP, taka zmiana wymusza dokonanie aktualizacji informacji w rejestrze. W przypadku, kiedy aneks do umowy np. wydłuża okres na jaki umowa została zawarta, uczelnia powinna zaktualizować wpis w CRU JSFP. W systemie wskazywana jest przyczyna aktualizacji, wraz z syntetycznym opisem tej aktualizacji oraz datą, od której zaktualizowała się przyczyna zmiany. W zakresie pozostałych przesłanek dokonania aktualizacji wpisu na potrzeby Centralnego Rejestru Umów (katalog ma charakter otwarty), wymienić można:
- aneks do umowy
- cesję umowy
- korektę danych
- odstąpienie od umowy
- rozwiązanie umowy
- wygaśnięcie umowy
- wypowiedzenie umowy
- zmianę danych strony
- zmianę w zakresie wyłączenia jawności
- inną.
Nie, w świetle dyspozycji przepisu art. 34a ust. 5 pkt 2 u.f.p., w strukturze CRU JSFP nie ewidencjonuje się stosunków prawnych, o których mowa w art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp. Przywołana norma prawna jednoznacznie wyłącza stosowanie przepisów tej ustawy do umów z zakresu prawa pracy. W konsekwencji, Ustawodawca bezpośrednio zwolnił jednostki z obowiązku raportowania do CRU JSFP informacji o umowach o pracę. Zasada ta rozciąga się również na kontrakty zawierane przez urzędy pracy lub inne uprawnione podmioty z przedsiębiorcami w celu wdrożenia instrumentów aktywizacji zawodowej, takich jak staże czy prace interwencyjne. Informacje o takich porozumieniach zasadniczo nie trafiają do CRU JSFP. Nie wyczerpują one bowiem ustawowych znamion zamówienia w myśl art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, lecz stanowią specyficzną kategorię umów publicznoprawnych, których celem jest realizacja zadań z zakresu przeciwdziałania bezrobociu. Jednostka nie nabywa w tym przypadku usług na wolnym rynku, lecz dysponuje środkami w celu udzielenia wsparcia celowego na podstawie odrębnych przepisów. Do CRU JSFP nie wprowadza się także informacji o umowach wolontariatu ani o praktykach realizowanych nieodpłatnie. Kluczową przesłanką wykluczającą te porozumienia z obowiązku ewidencyjnego jest brak elementu ekwiwalentności (odpłatności). W efekcie nie mogą one zostać zakwalifikowane jako zamówienia publiczne w rozumieniu przepisów ustawy Pzp.
Opłaty ponoszone tytułem opłat sądowych lub administracyjnych, opłat abonamentowych RTV czy mandatów zasadniczo nie stanowią podstawy do objęcia ich obowiązkiem udostępnienia informacji w CRU JSFP. Wydatki powyższe nie mają charakteru cywilnoprawnego i nie wynikają z zawartej uprzednio umowy. Pomimo, iż wydatki te obciążają budżet jednostki, to jednak w ich wypadku występuje stosunek administracyjnoprawny, który cechuje się występowaniem braku równowagi stron (organ i strona), nie występuje tu klasyczna relacja Zamawiający – Wykonawca, a wydatek nie jest następstwem zawarcia umowy. Z tego też powodu ww. wydatki nie stanowią zamówień w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp.
Co do zasady, nie. Dokumenty księgowe np. faktury wystawione na dane prywatne pracownika uczelni, a następnie podlegające refundacji przez uczelnię, nie są objęte obowiązkiem udostępnienia informacji w CRU JSFP. Podstawowy stosunek prawny dotyczy pracownika uczelni oraz podmiotu, z którym pracownik zawiera transakcję. Uczelnia dokonuje zwrotu środków pracownikowi. Proces ten ma charakter rozliczeniowy i nie nosi znamion zamówienia publicznego. W tym wypadku znaczenie decydujące z punktu widzenia definicji zamówienia z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp ma to, kto jest stroną danego stosunku prawnego (umowy). Dla przykładu pracownik dokonujący wydatku w zakresie usługi hotelarskiej związanej z podróżą służbową. Pracownik sam dokonuje rezerwacji noclegu, a następnie przedstawia fakturę do rozliczenia. W takiej sytuacji nie dochodzi do zawarcia umowy między uczelnią a hotelem stanowiącej zamówienie publiczne, ale do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika. Natomiast jeżeli rezerwacja jest wynikiem umowy zawartej pomiędzy hotelem a uczelnią (np. dotyczącej grupowej rezerwacji pracowników, umowy dotyczącej warunków stałej współpracy itp.), wówczas należy zidentyfikować nabycie usługi hotelarskiej na rzecz jednostki, które nosi znamiona zamówienia podlegającego ujawnieniu w CRU JSFP.
Co do zasady, zamówienie złożone w postaci elektronicznej (wiadomość e-mail) złożone przez pracownika uczelni z adresu służbowego może stanowić umowę, pod warunkiem, że doszło do przyjęcia tego zamówienia przez wykonawcę i uzgodnienia przedmiotowo istotnych warunków zawartej w ten sposób umowy. W takiej sytuacji mamy do czynienia z zawarciem umowy w formie dokumentowej, albowiem oświadczenia woli, których przedmiotem było związanie się treścią umowy zostały utrwalone w korespondencji elektronicznej. Istotną rolę odgrywa tu więc nie tyle sam fakt wysłania wiadomości e-mail, ale fakt, czy druga strona potwierdziła przyjęcie takiego zamówienia (chociażby poprzez przesłanie maila zwrotnego z akceptacją warunków realizacji umowy, czy w sposób dorozumiany poprzez przystąpienie do realizacji zamówienia). Jeżeli wiadomość ma jedynie wstępny charakter (np. rozeznanie rynku w celu ustalenia wartości szacunkowej, analizy potrzeb i wymagań itp.) wtedy nie powstaje stosunek umowny. A zatem, jedynie informacja o skutecznie udzielonym zamówieniu w drodze wiadomości e-mail (umowie w formie dokumentowej) podlega ewentualnemu udostępnieniu w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. W przypadku gdy proces zawarcia umowy odbywa się drogą elektroniczną, w szczególności poprzez wymianę wiadomości e-mail, istotne znaczenie ma ustalenie momentu, w którym doszło do skutecznego złożenia i przyjęcia oświadczeń woli stron. W myśl przepisów Kodeksu cywilnego do zawarcia umowy dochodzi w chwili, kiedy oferent otrzyma oświadczenie drugiej strony o przyjęciu oferty. Owa reguła znajduje zastosowanie także przy określaniu daty zawarcia umowy na potrzeby CRU JSFP. Za datę zawarcia umowy należy przyjąć dzień, w którym doszło do skutecznego potwierdzenia warunków zakupu drogą elektroniczną, a więc moment, w którym jedna ze stron przyjęła ofertę drugiej strony w sposób ostateczny i wiążący. Należy zwrócić uwagę na sytuacje, w których proces uzgadniania warunków przebiega wieloetapowo, poprzez kolejne wiadomości e-mail zawierające propozycje zmian lub doprecyzowanie warunków. W takich przypadkach nie każda wiadomość oznacza zawarcie umowy. Rozstrzygający jest moment, w którym strony doszły do porozumienia w zakresie wszystkich istotnych elementów umowy, które były przedmiotem uzgodnień i jedna ze stron zaakceptowała ofertę w jej finalnym kształcie. Dzień, w którym doszło do przyjęcia oferty w ten sposób, należy wskazać jako datę zawarcia umowy, w zakresie której informacja podlega udostępnieniu w CRU JSFP. Nie każda forma zamówienia, zlecenia czy korespondencji e-mail będzie oznaczać zawarcie umowy, a tym samym zaktualizowanie się obowiązku rejestracji informacji o niej w CRU JSFP. Zawarcie umowy powinno cechować się złożeniem zgodnych oświadczeń woli dwóch stron, dotyczących elementów przedmiotowo istotnych umowy, którą strony zamierzają się związać (przedmiot, termin realizacji, wynagrodzenie itp.). Wyłącznie jednostronne zapytanie czy zlecenie nie jest wystarczające. Wymiana korespondencji e-mail może prowadzić do zawarcia umowy, ale wyłącznie, gdy obejmuje ofertę i jej przyjęcie, a więc gdy dochodzi do uzgodnienia istotnych warunków świadczenia. Jeżeli korespondencja przyjmuje postać rozeznania rynku na potrzeby ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, ma charakter przygotowawczy lub służy analizie potrzeb i wymagań – nie dochodzi do zawarcia umowy, która podlegałaby obowiązkowi rejestracyjnemu.
Nie, ponieważ umowy użyczenia lub darowizny nie spełniają podstawowej przesłanki wynikającej z definicji zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, a więc przesłanki odpłatności umowy. W CRU JSFP udostępniane są informacje na temat umów, które stanowią odpłatne nabycie dostaw, usług lub robót budowlanych.
Umowy cywilnoprawne, które uczelnia zawiera ze swoimi pracownikami mogą być objęte obowiązkiem udostępnienia informacji o umowie w CRU JSFP, jeżeli mają charakter odpłatnych, wyodrębnionych umów cywilnoprawnych, na podstawie których uczelnia nabywa określoną usługę. Rozstrzygające znaczenie ma w tym wypadku fakt, iż nie są one elementem stosunku pracy, lecz oddzielnym stosunkiem prawnym, realizowanym poza zakresem obowiązków służbowych pracownika. Taka umowa cywilnoprawna wypełnia znamiona definicji zamówienia: fakt istnienia umowy, jej odpłatność oraz świadczenie usług na rzecz uczelni. Okoliczność, iż stroną umowy – wykonawcą jest pracownik uczelni, nie wyłącza obowiązku udostępnienia informacji w CRU JSFP. Co do zasady umowy cywilnoprawne są traktowane jako zamówienia publiczne w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp i informacje o nich podlegają udostępnieniu w CRU JSFP (nie są więc traktowane w doktrynie jako umowy z zakresu prawa pracy w szerokim ujęciu).
Wartość umowy, która jest udostępniana w Centralnym Rejestrze Umów JSFP jest oznaczana wg momentu jej zawarcia (wartość wpisana do umowy). Wartość rejestrowana w CRU JSFP jest niezależna od późniejszego pułapu wykorzystania środków w danej umowie czy poziomu jej wykonania.
Faktura jest dokumentem księgowym, którego zasadniczym celem jest dokumentowanie określonego zdarzenia gospodarczego przede wszystkim na potrzeby rozliczenia zobowiązań podatkowych. Faktura nie służy do składania oświadczeń woli, nie przesądza ani o zawarciu umowy, ani o tym że strony złożyły zgodne oświadczenia woli. Podobnie orzekł Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 9 stycznia 2013 r. wydanym w sprawie o sygn. akt V ACa 648/12. Faktura (bez innych dokumentów, oświadczeń potwierdzających zawarcie umowy) nie może być traktowana jako samoistna podstawa do ustalenia faktu zawarcia umowy ani oznaczenia jej wartości, czy też jako surogat formy wymaganej do objęcia umowy zakresem rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Umowy ustne nie podlegają obowiązkowej rejestracji w CRU JSFP. Kierownik jednostki może zdecydować się na dobrowolną rejestrację umowy zawartej w formie ustnej. Nagranie rozmowy telefonicznej nie musi przesądzać jednoznacznie, że zawarto umowę w formie dokumentowej. Najistotniejsze znaczenie ma fakt, czy nagranie przyjęło postać utrwalonego nośnika informacji inkorporującego oświadczenia woli stron (ustalenie wszystkich podstawowych warunków umowy), pozwalającego na określenie treści umowy i identyfikację jej stron. W przypadku spełniania tych cech, nagranie rozmowy telefonicznej może stanowić formę dokumentową zawarcia umowy, która będzie podlegać rejestracji w CRU JSFP. Faktura pro forma nie stanowi umowy ani zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy Pzp i nie podlega rejestracji w CRU JSFP. Faktura pro forma ma charakter informacyjny (względnie ofertowy) i nie dokumentuje nawiązania stosunku zobowiązaniowego pomiędzy stronami.
Tak, umowa zawarta w formie mieszanej (kiedy jedna strona składa podpis własnoręczny a druga elektroniczny) co do zasady spełnia wymogi dotyczące formy czynności prawnej, która podlega obowiązkowemu ujawnieniu w CRU JSFP. Najważniejsze w tym wypadku jest utrwalenie oświadczeń woli stron w sposób umożliwiający ich identyfikację (w formach wskazanych w u.f.p.), a nie kwestia ujednolicenia formy podpisu. Jeśli umowa spełnia znamiona zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, będzie podlegać rejestracji w CRU JSFP, nawet pomimo specyficznego trybu jej podpisania.
Tak, w przypadku złożenia zamówienia przez formularz na stronie internetowej czy późniejsze przyjęcie zamówienia w drodze wiadomości e-mail, stanowi przykład zawarcia umowy w formie dokumentowej, która odpowiada jednej z form podlegających rejestracji w CRU JSFP. Jeżeli takie zamówienie będzie odpowiadać definicji zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, będzie podlegać ujawnieniu w CRU JSFP. Faktura posiada tu jedynie funkcję rozliczeniową i nie ma rozstrzygającego znaczenia dla powstania obowiązku publikacji informacji o umowie w rejestrze. Decydujące jest tu utrwalenie oświadczenia woli o chęci związania się umową złożone za pośrednictwem formularza oraz jego akceptacja.
Umowy tego rodzaju, jako pozostające w bezpośrednim związku ze stosunkiem pracy, służą rozliczeniu sposobu wykonywania obowiązków służbowych pracowników. Z tego punktu widzenia mogą być traktowane jako umowy z zakresu prawa pracy i jako takie nie będą podlegać ujawnieniu w CRU JSFP (mowa tu zarówno o jazdach lokalnych rozliczanych kilometrówką lub ryczałtem, jak i zamiejscowych rozliczanych jako podróż służbowa. W materii zakupu paliwa, przedmiotem udostępnienia informacji w CRU JSFP będzie umowa flotowa, nie zaś poszczególne, pojedyncze transakcje zakupu paliwa na stacjach benzynowych albo faktury dokumentujące sprzedaż paliwa. Wartością umowy w takich wypadkach będzie najczęściej limit kwotowy ustalony w umowie (ilość środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia), którą należy przenieść do rejestru.
Co do zasady, tego rodzaju umowa nie podlega obowiązkowi rejestracji w CRU JSFP jako związana z podnoszeniem kwalifikacji pracowników i wewnątrzorganizacyjną polityką kadrową ponieważ nie stanowi zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, którego przedmiotem miałoby być nabycie usługi edukacyjnej, ale przedmiotem takiej umowy jest przyznanie pracownikowi świadczenia w formie dofinansowania, które może być połączone z określonymi obowiązkami pracowniczymi (np. z zakazem konkurencji albo pozostawaniem w zatrudnieniu w określonym czasie).
Tak, udostępnieniu w CRU JSFP podlegają informacje o umowach, których przedmiotem jest nabycie czasu antenowego. Zamówienia te objęte są przedmiotową przesłanką wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp, o której mowa w art. 11 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Przedmiotem takich umów jest czas antenowy – a więc część czasu programu radiowego lub telewizyjnego, w którym nadane zostaną audycja, reklama lub inny przekaz zgodnie z wolą zamawiającego. Zamówienie na nabycie czasu antenowego może być udzielone bez stosowania przepisów ustawy jedynie określonemu wykonawcy, tj. dostawcy audiowizualnych lub radiowych usług medialnych. Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 4 ustawy o radiofonii i telewizji, dostawcą takim jest osoba fizyczna lub prawna, która ponosi odpowiedzialność redakcyjną za wybór audiowizualnej treści audiowizualnej usługi medialnej i decyduje o sposobie zestawienia tej treści. Tym samym nie jest możliwe nabywanie bez stosowania przepisów ustawy czasu antenowego od pośredników. O ile natomiast zamówienia takie są wyłączone ze stosowania przepisów ustawy Pzp, o tyle nie zostały wyłączone z obowiązku rejestracji w CRU JSFP. Co do zasady umowy sponsoringowe nie podlegają wyłączeniu od obowiązku rejestracji w CRU JSFP. Kluczem do rozstrzygnięcia czy w danym przypadku zaistnieje taki obowiązek, będzie ustalenie czy umowa sponsoringowa będzie nosić znamiona zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp (przede wszystkim czy będzie nosić cechy odpłatności) to umowa będzie podlegać rejestracji. A więc jeżeli w ramach umowy wzajemnej, w zamian za różnego rodzaju świadczenia marketingowe, promocyjne, reklamowe, przewidziane będzie wynagrodzenie dla uczelni (ewentualnie przewidziane będą inne świadczenia rzeczowe), będziemy mieć do czynienia z umową odpłatną podlegającą rejestracji w CRU JSFP. Jeżeli sponsoring będzie miał charakter dotacyjny lub przyjmie formę darowizny, informacje o takiej umowie nie będą podlegać ujawnieniu w rejestrze. Tak, co do zasady umowy barterowe podlegają rejestracji w CRU JSFP albowiem odpłatność umowy nie oznacza każdorazowo, że jedno ze świadczeń musi mieć charakter pieniężny. Mogą to być równie dobrze umowy ze świadczeniem rzeczowym albo mieszane rzeczowo-finansowe. Wartość takiej umowy powinna być określana w oparciu o wartość świadczenia wykonawcy i na podstawie wiarygodnych, zweryfikowanych warunków rynkowych (w oparciu o ceny rynkowe).
W świetle przepisu art. 34a ust. 8 u.f.p. w odniesieniu do obowiązkowego zakresu informacji publikowanych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP zachowana została korelacja z przepisami wyłączającymi stosowanie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Udostępnieniu w CRU JSFP nie będą podlegały zatem informacje o umowach w przypadku, gdy spełnione zostaną przesłanki określone w art. 5 ust. 1, 2, 2a lub 2b u.d.i.p., tj.:
- w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych,
- w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie tajemnic ustawowo chronionych (np. tajemnica radcowska, adwokacka, bankowa, lekarska, ubezpieczeniowa itp.),
- ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy – ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji oraz w przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca nie korzystają z przysługującego im prawa,
- w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o przymusowej restrukturyzacji,
- w zakresie i na zasadach określonych w ustawie z 12 lutego 2010 r. o rekapitalizacji niektórych instytucji oraz o rządowych instrumentach stabilizacji finansowej.
Przepis art. 34a ust. 8 u.f.p. dotyczy przypadków, gdy do umowy nie mają zastosowania ani wyłączenia podmiotowe, ani wyłączenia przedmiotowe, wynikające z art. 34 a ust. 5 u.f.p. Zatem co do zasady informacje o umowach powinny zostać upublicznione w Centralnym Rejestrze Umów JSFP.
Tak, pomimo wyłączenia przedmiotowego obowiązku stosowania ustawy w ich przypadku, na podstawie art. 11 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp umowy kredytowe i pożyczkowe są objęte obowiązkiem rejestracji na potrzeby CRU JSFP, ponieważ stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp i nie zostały wyraźnie wyłączone z obowiązku rejestracyjnego na podstawie art. 34a ust. 5 u.f.p. W sytuacji gdy z treści umowy nie wynika konkretna wartość wynagrodzenia, należy przyjąć zasady określania wartości umowy wynikające z przepisów rozporządzenia wykonawczego w sprawie CRU JSFP. W myśl tych przepisów, jeżeli wartość umowy nie została określona w treści umowy, za jej wartość przyjmuje się łączną wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację tej umowy, a w przypadku umów na czas nieoznaczony – za okres pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania. W przypadku umów bankowych będzie to pewnikiem oznaczać potrzebę oszacowania planowanego kosztu obsługi finansowania (prowizji, opłat bankowych czy odsetek) w oparciu o dostępne dane takie jak marża, oprocentowanie czy harmonogram spłat. Wydatki poniesione w rzeczywistości nie wpływają na sposób określenia tej wartości w CRU JSFP co tylko potwierdza ich prognozowany charakter. Umowa lokaty bankowej nie jest objęta obowiązkiem rejestracyjnym w CRU JSFP. W przypadku lokat terminowych uczelnia nie występuje w roli Zamawiającego, nie wydatkuje środków publicznych, przekazuje bankowi kapitał na czas oznaczony, bank spełnia odpłatne świadczenie wobec uczelni w postaci odsetek.
Nie, informacje na temat umów ramowych w rozumieniu art. 311 i nast. ustawy Pzp, które nie tworzą bezpośrednio zobowiązania wiążącego się z wydatkowaniem środków publicznych, nie podlegają ujawnieniu w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Obowiązkiem publikacyjnym są objęte jedynie umowy wykonawcze zawierane na podstawie wcześniej zawartych umów ramowych.
W przypadku informacji o umowach, w których wynagrodzenie oznaczone zostało jedynie poprzez wskazanie stawki jednostkowej, na potrzeby CRU JSFP nie wpisuje się ceny jednostkowej, ale łączną wartość umowy jako całości. Przepisy wymagają wskazania wartości umowy a nie pośrednich składników wynagrodzenia wskazanych na potrzeby rozliczeń zawartej umowy. Dopuszczalne jest wskazanie maksymalnego limitu zobowiązania, jeżeli został określony w umowie (ilości środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia). Jeżeli na etapie zawierania umowy nie jest możliwe określenie ostatecznej wartości, można posłużyć się wartością szacunkową, ustaloną np. na podstawie danych z lat ubiegłych lub planu finansowego. W przypadku umowy cywilnoprawnej z oznaczonym miesięcznym wynagrodzeniem, należy podać całkowitą wartość określoną w umowie, a jeżeli nie została ona wprost wskazana – łączną wartość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na jej realizację. Najczęściej będzie to równoznaczne z przeliczeniem wynagrodzenia miesięcznego przez ilość miesięcy za cały okres obowiązywania umowy (np. za rok lub inny wskazany czas).
W zależności od rodzaju podmiotu będącego stroną umowy w CRZ JSFP należy podać:
- w odniesieniu do jednostek sektora finansów publicznych oraz przedsiębiorców z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wymagane będzie uzupełnienie pól w zakresie nazwy, numeru REGON, numeru identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został zamieszczony w bazie REGON, i adresu siedziby;
- w odniesieniu do przedsiębiorców z siedzibą poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej wymagane będzie uzupełnienie pól w zakresie ich nazwy i adresu siedziby;
- w odniesieniu do osób fizycznych zakres danych, przez wzgląd na ochronę danych osobowych, został ograniczony do niezbędnego minimum, tj. do imienia i nazwiska.
