FAQ

Zgodnie dyspozycją przepisu art. 7 pkt 25 ustawy Pzp poprzez udzielenie zamówienia rozumie się zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. odpłatnej umowy między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

Zgodnie z art. 7 pkt 29  ustawy Pzp warunki zamówienia to warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Warunki zamówienia są elementem definiującym pojęcie „dokumenty zamówienia”. Warunki zamówienia stanowią kluczowe informacje, wyznaczają bowiem nie tylko warunki udziału w postępowaniu i inne wymagania proceduralne oraz sam przebieg postępowania, lecz także przedmiot zamówienia, wymagania związane z jego realizacją oraz projektowane postanowienia umowy. Tak szeroko zdefiniowane warunki zamówienia korespondują z terminem „specyfikacja warunków zamówienia”, która jest dokumentem zamówienia obejmującym całość wymagań określonych przez zamawiającego. A zatem pojęcie „warunków zamówienia” obejmuje także wymagania dotyczące procedury, sposobu świadczenia przedmiotu zamówienia (realizacji zamówienia), wymagania związane z kwalifikacją do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, ale także istotne postanowienia przyszłej umowy o zamówienie publiczne.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 7 pkt 3 ustawy Pzp dokumenty zamówienia są to dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań. Przykładowo, dokumentami zamówienia będą zarówno wymienione wprost w treści definicji ustawowej specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań, jak również dokumentacja projektowa, stanowiąca opis przedmiotu zamówienia, oraz normy, oznakowania lub inne specyfikacje techniczne określające wymagane cechy materiałów, produktów lub usług, do których zamawiający odsyła w opisie przedmiotu zamówienia. Ustawa nie formułuje więc zamkniętego katalogu dokumentów zamówienia, wskazuje natomiast, że są to wszelkie dokumenty służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, niezależnie od tego, czy zostały wytworzone przez zamawiającego, czy też nie.

Zgodnie z art. 83 ust. 1 nowej ustawy Pzp zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.

W myśl ust. 2 powyższa analiza obejmuje w szczególności:

• badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych;
• rozeznanie rynku:
  • w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,
  • w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.

Stosownie do treści art. 83 ust. 3 nowej ustawy Pzp analiza potrzeb i wymagań powinna wskazywać:

• orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b;
• możliwość podziału zamówienia na części;
• przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
• możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
• ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

Przepisy nowej ustawy nie określają formy, w jakiej powinna zostać sporządzona analiza. Wskazują one jedynie pewne stałe elementy, które należy rozważyć przy sporządzaniu analizy potrzeb i wymagań. Ponadto analiza potrzeb i wymagań nie musi być sporządzana w postaci oddzielnego dokumentu, przygotowywanego wyłącznie w związku z dyspozycją przedmiotowego przepisu.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w zależności od jego wartości wszczyna się co do zasady poprzez przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (postępowania o wartości zamówienia równej lub powyżej progów unijnych dla trybu przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego albo partnerstwa innowacyjnego) lub poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (postępowania krajowe). W przypadku trybów negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki moment wszczęcia postępowania, niezależnie od wartości udzielanego zamówienia, wyznacza przekazanie – odpowiednio – wykonawcom lub wykonawcy zaproszenia do negocjacji. Jednocześnie nowa ustawa Pzp w art. 254 wprost wskazuje, że każde postępowanie kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnieniem postępowania.

Stosownie do treści art. 7 pkt 20 ustawy Pzp przedmiotowymi środkami dowodowymi są środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.

Mogą one przybrać postać oznakowań (etykiet), certyfikatów, dokumentów bądź też innych środków. Wymagane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przedmiotowe środki dowodowe powinny zostać wskazane przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 ustawy Pzp) i złożone przez wykonawcę wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 ustawy Pzp).

Przedmiotowe środki dowodowe w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pełnią dwie role. Mogą one służyć ocenie zgodności zaoferowanego świadczenia z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiąc podstawę weryfikacji poprawności merytorycznej oferty, jak również potwierdzaniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (art. 105 ust. 1ustawy Pzp).

Zgodnie z art. 7 pkt. 17 ustawy Pzp przez podmiotowe środki dowodowe należy rozumieć środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Rodzaje podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, okres ich ważności oraz formy, w jakich mogą być one składane, wyznacza rozporządzenia Ministra Rozwoju wydane na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy Pzp.

W postępowaniach o udzielenie zamówienia powyżej progów unijnych zamawiający:

• żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia;
• może żądać podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

Natomiast w postępowaniach o udzielenie zamówienia poniżej progów unijnych zgodnie z art. 273 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający może żądać podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie:

• braku podstaw wykluczenia;
• spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

Podmiotowe środki dowodowe co do zasady składane są przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie zamawiającego (odpowiednio – art. 126 ust. 1 i 274 ust. 1 ustawy Pzp).

Definicja konfliktu interesów wywodzi się z art. 24 dyrektywy klasycznej i art. 42 dyrektywy sektorowej, które wskazują, że pojęcie konfliktu interesów obejmuje co najmniej każdą sytuację, w której członkowie personelu instytucji zamawiającej lub dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień, działającego w imieniu instytucji zamawiającej, biorący udział w prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogący wpłynąć na wynik tego postępowania, mają bezpośrednio lub pośrednio interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Pojęcie to obejmuje zarówno rzeczywisty, jak i postrzegany konflikt interesów. Rzeczywisty konflikt interesów obejmuje przypadki wykonania przez osoby występujące po stronie zamawiającego czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub mające wpływ na jego wynik lub udzielające zamówienia poprzez określone powiązania tych osób z wykonawcami biorącymi udział w tym postępowaniu. Postrzegany konflikt interesów dotyczy sytuacji, w których na chwilę obecną nie występują określone powiązania osób działających po stronie zamawiającego z wykonawcami w danym postępowaniu, ale osoby te mogą być postrzegane jako osoby stronnicze ze względu na związki z przeszłości albo ze względu na niezachowywanie reguł równego traktowania wykonawców w trakcie przeprowadzania postępowania lub na etapie jego przygotowania.

Za konflikt interesów należy zatem uznać każdą sytuację, w której bezstronność lub niezależność osób działających po stronie zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest lub może być postrzegana jako zagrożona z uwagi na posiadanie powiązań osobistych, majątkowych czy interesu finansowego, ekonomicznego w określonym rozstrzygnięciu postępowania.

W świetle art. 56 ust. 2 Pzp konflikt interesów występuje wówczas, gdy osoby wymienione w ust. 1 tego przepisu, tj. kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej, inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania albo osoby udzielające zamówienia:

• ubiegają się o udzielenie tego zamówienia;
• pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostają we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
• w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą, otrzymywały od wykonawcy wynagrodzenie z innego tytułu lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
• pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu tego postępowania.

Konflikt interesów eliminowany jest co do zasady poprzez wyłączenie określonych osób z postępowania (art. 56 ust. 1 Pzp). Stanowi to realizację jednej z podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych wyrażonej w art. 17 ust. 3 Pzp, w myśl której czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

Eliminacja konfliktu interesów następuje w wyniku złożenia przez ww. osoby występujące po stronie zamawiającego, pod rygorem odpowiedzialności karnej, oświadczenia o istnieniu albo braku istnienia okoliczności określonych w art. 56 ust. 2 Pzp (obowiązek z art. 56 ust. 4 Pzp). Obowiązek złożenia takiego oświadczenia, poza osobami wykonującymi czynności w postępowaniu oraz osobami mogącymi wpłynąć na wynik prowadzonego postępowania, dotyczy również osób udzielających zamówienia (zawierających w imieniu zamawiającego umowę w sprawie zamówienia publicznego).

Doradztwo zamawiającemu w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie jest równoznaczne z negatywnymi konsekwencjami dotyczącymi późniejszego ubiegania się wykonawcy o uzyskanie tego zamówienia. Wykonawca zaangażowany w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia podlega jednak wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, jeżeli spowodowane tym zaangażowaniem zakłócenie konkurencji nie może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu. Wykluczenie wykonawcy jest jednak ostatecznością i nastąpić może wyłącznie wtedy, gdy niewystarczające okażą się środki podjęte przez zamawiającego, w celu wyeliminowania zagrożenia naruszenia konkurencji w danym postępowaniu, w szczególności udostępnienie pozostałym wykonawcom istotnych informacji, które zamawiający przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem wykonawcy w przygotowanie postępowania, oraz wyznaczenie odpowiedniego terminu na złożenie ofert (patrz art. 85 ustawy Pzp).

Zamawiający może zmienić treść SWZ przed upływem terminu składania ofert w uzasadnionych przypadkach. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego i ograniczonego, (tj. w trybach gdzie zamawiający co do zasady zapewnia od dnia publikacji ogłoszenia dostęp do SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania), w przypadku gdy zmiany treści SWZ prowadziłyby do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności prowadziłyby do znacznej zmiany zakresu zamówienia, zamawiający unieważnia postępowanie na podstawie art. 256 (por. art. 137 ust. 7 i 143 ust. 1 ustawy Pzp). Zgodnie z art. 256 zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Za istotną zmianę można uznać w szczególności zwiększenie zakresu zamówienia, np. dodanie części zamówienia (tzw. pakietu), zmianę rodzaju zamówienia (np. z dostawy na usługi), zmiana charakteru zamówienia (np. z leasingu na sprzedaż).

Zgodnie z art. 436 pkt 3 ustawy Pzp, jednym z obligatoryjnych elementów każdej umowy o wykonanie zamówienia publicznego są postanowienia określające łączną, maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony. Ponadto, w przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, stosownie do art. 436 pkt 4 lit. a ustawy Pzp, umowa powinna zawierać również postanowienia dotyczące wysokości kar umownych naliczanych wykonawcy z tytułu braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w art. 439 ust. 5  ustawy Pzp – tj. wystąpienia sytuacji, w której wynagrodzenie wykonawcy zostało zwaloryzowane podczas gdy wykonawca nie zwaloryzował wynagrodzenia podwykonawcy.

Dodatkowo, umowa, której przedmiotem są roboty budowlane, zgodnie z art. 437 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, powinna zawierać  postanowienia dotyczące wysokości kar umownych, z tytułu:

• braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom;
• nieprzedłożenia do zaakceptowania projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, lub projektu jej zmiany;
• nieprzedłożenia poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo lub jej zmiany;
• braku zmiany umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty, zgodnie z art. 464 ust. 10 ustawy Pzp.

Klauzule abuzywne w umowach o zamówienie publiczne to postanowienia umowne kształtujące obowiązki wykonawcy w sposób rażąco nieproporcjonalny do rodzaju zamówienia oraz ryzyk związanych z jego realizacją i z tego tytułu niedopuszczalne. Katalog niedozwolonych postanowień umownych sformułowany został w art. 433 ustawy Pzp.

Stosownie do treści art. 433 ustawy Pzp, projektowane postanowienia umowy nie mogą zawierać postanowień dotyczących:

• odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienie, z zastrzeżeniem przypadków, w których jest to uzasadnione okolicznościami lub zakresem zamówienia;
• naliczania kar umownych za zachowanie wykonawcy, które nie jest związane w sposób bezpośredni lub pośredni z przedmiotem umowy o wykonanie zamówienia publicznego lub jej prawidłowym wykonaniem;
• odpowiedzialności wykonawcy za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi zamawiający;
• możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego, bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron umowy o zamówienie publiczne.

Zgodnie z art. 448 ustawy Pzp Zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy. Powyższy obowiązek dotyczy zarówno postępowań krajowych, jak również postępowań o wartościach równych i przekraczających progi unijne, a ogłoszenie o wykonaniu umowy w każdym przypadku zamieszczane będzie tylko w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Stosownie do treści art. 267 ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający jest obowiązany udokumentować zamieszczenie ogłoszenia o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych i przechowywać dowód jego zamieszczenia.

Zgodnie z art. 448 ustawy Pzp, zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) ogłoszenie o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III rozdziale 2, tj. na zasadach dotyczących zamieszczania ogłoszeń w BZP.  

Przez wykonanie umowy, o którym mowa w tym przepisie należy co do zasady rozumieć wykonanie przez wykonawcę umówionego świadczenia głównego. Należy zwrócić uwagę, że początek biegu terminu, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp powinno się każdorazowo ustalać indywidualnie w odniesieniu do danego zamówienia. Przykładowo, mogą wystąpić sytuacje, w których wykonanie robót budowlanych czy dostaw nie będzie oznaczało wykonania świadczenia głównego, z uwagi np. na obowiązek przeprowadzenia szkolenia z obsługi dostarczonego lub zamontowanego urządzenia. Należy podkreślić, że przepis art. 448 ustawy Pzp dotyczy każdej umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, której realizacja została zakończona i to niezależnie od tego, czy umowa została wykonana w całości w terminie, czy też została zakończona przed terminem (i wykonana jedynie w ograniczonym zakresie) – potwierdza to treść załącznika nr 7 do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2439). Obowiązek zamieszczenia w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp, będzie się zatem, co do zasady, aktualizował od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania przez zamawiającego całej umowy za wykonaną, niemniej to specyfika i charakter danego zamówienia będzie warunkować zdarzenie, od którego w okolicznościach danej sprawy powinien być liczony termin na wypełnienie ww. obowiązku, przy czym należy mieć na względzie fakt, że zamawiający nie powinien czekać z publikacją ogłoszenia o wykonaniu umowy do np. czasu zakończenia okresu gwarancji czy rękojmi, tylko wykonać ciążący na nim obowiązek w terminie 30 dni od wykonania umowy (np. przyjęcia czy odbioru przedmiotu dostawy). 

Jeżeli proces realizacji umowy, w tym w szczególności określone w umowie terminy na dokonanie poszczególnych czynności, nie pozwalają zamawiającemu na uwzględnienie w treści ogłoszenia o wykonaniu umowy wszelkich niezbędnych i wymaganych informacji (danych), to publikacja tego ogłoszenia powinna nastąpić niezwłocznie po ziszczeniu się okoliczności pozwalających na udostępnienie tych informacji w treści ww. ogłoszenia.

Zgodnie z art. 448 ustawy Pzp zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) ogłoszenie o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III rozdziale 2, tj. na zasadach dotyczących zamieszczania ogłoszeń w BZP.

Obowiązek zamieszczenia w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp, będzie się zatem, co do zasady, aktualizował od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania przez zamawiającego całej umowy za wykonaną, jednak to specyfika i charakter danego zamówienia będzie warunkować zdarzenie, od którego – w okolicznościach danej sprawy – powinien być liczony termin na wypełnienie obowiązku wynikającego z ww. przepisu. Należy mieć przy tym na względzie fakt, że zamawiający nie powinien czekać z zamieszczeniem ogłoszenia o wykonaniu umowy do np. czasu zakończenia okresu gwarancji czy rękojmi, tylko wykonać ciążący na nim obowiązek w terminie 30 dni od wykonania umowy (np. przyjęcia czy odbioru przedmiotu dostawy).

Jeżeli proces realizacji umowy, w tym w szczególności określone w umowie terminy na dokonanie poszczególnych czynności nie pozwalają zamawiającemu na uwzględnienie w treści ogłoszenia o wykonaniu umowy wszelkich niezbędnych i wymaganych informacji (danych), to zamieszczenie tego ogłoszenia powinno nastąpić niezwłocznie po ziszczeniu się okoliczności pozwalających na udostępnienie tych informacji w treści ww. ogłoszenia.

Z uwagi na fakt, że ogłoszenia o wykonaniu umowy są zamieszczane w BZP przez Dział Zamówień Publicznych, zgodnie z § 39 ust. 2 Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, w  celu urzeczywistnienia obowiązku, o którym mowa powyżej, właściwi Realizatorzy zobowiązani są w terminie 14 dni od daty wykonania umowy przekazać do Działu Zamówień Publicznych wymagane przepisami prawa informacje na temat wykonania nadzorowanej przez siebie umowy.

Przez wykonanie umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp, należy rozumieć wykonanie przez wykonawcę umówionego świadczenia. Nałożony na zamawiającego obowiązek zamieszczenia w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp, będzie się aktualizował od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania całej umowy za wykonaną. Zasadne wydaje się przyjęcie, że na potrzeby zrealizowania obowiązku przewidzianego w ww. przepisie umowę można uznać za wykonaną, gdy zrealizowany zostanie przedmiot świadczenia głównego. Mając to na uwadze zamawiający nie powinien czekać z publikacją ogłoszenia o wykonaniu umowy do np. czasu zakończenia okresu gwarancji czy rękojmi, tylko wykonać ciążący na nim obowiązek w terminie 30 dni od wykonania umowy (np. przyjęcia czy odbioru przedmiotu dostawy).

Art. 448 ustawy Pzp dotyczy każdej umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, której realizacja została zakończona i to niezależnie od tego, czy umowa została wykonana w całości w terminie, czy też została zakończona przed terminem (i wykonana jedynie w ograniczonym zakresie). Z pkt 5 załącznika nr 7 do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2439) pt.: „Przebieg realizacji umowy” wynika obowiązek zamieszczania m.in. informacji o tym, czy umowa została wykonana oraz informacji, czy umowa została wykonana należycie (ppkt 1) i 5)). Mając zatem na względzie cel przepisu art. 448 ustawy Pzp oraz zakres informacji zamieszczanych w tym ogłoszeniu, należy przyjąć, że obowiązek zamieszczenia ww. ogłoszenia aktualizuje się również w sytuacji rozwiązania umowy przed upływem terminu jej obowiązywania. W takiej sytuacji, 30 dniowy termin na wykonanie obowiązku zamieszczenia ogłoszenia należy liczyć od momentu faktycznego zakończenia realizacji umowy, ustalonego odpowiednio w danym stanie faktycznym.

Zgodnie z art. 448 ustawy Pzp, zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) ogłoszenie o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III rozdziale 2, tj. na zasadach dotyczących zamieszczania ogłoszeń w BZP.

Przez wykonanie umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp, należy rozumieć wykonanie przez wykonawcę umówionego świadczenia. Zasadne jest przyjęcie, że obowiązek zamieszczenia w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp, będzie się aktualizował od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania całej umowy za wykonaną. Na potrzeby zrealizowania obowiązku przewidzianego w ww. przepisie umowę można uznać za wykonaną, gdy zrealizowany zostanie przedmiot świadczenia głównego. W przypadku, gdy zamówienie podzielone jest na części, umowę uznaje się za wykonaną z chwilą zakończenia realizacji ostatniej części umowy. W powyższym kontekście należy wskazać, że funkcjonalność systemu e-zamówienia umożliwia zamawiającym opublikowanie kilku ogłoszeń o wykonaniu umowy – odrębnie dla każdej z części, ale tylko w sytuacji, gdy na każdą część zamówienia została zawarta oddzielna umowa w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli natomiast zamawiający zawarł jedną umowę na objęte przedmiotem zamówienia świadczenia (części zamówienia), wówczas publikuje jedno ogłoszenie o wykonaniu umowy (jedna umowa – jedno ogłoszenie).

Zakres informacji zawartych w ogłoszeniu o wykonaniu umowy znajduje się w załączniku nr 7 do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U z 2020 r., poz. 2439).

Zgodnie z pkt 5 ppkt 4) ww. załącznika w ogłoszeniu tym należy podać „łączną wartość wynagrodzenia wypłaconą z tytułu zrealizowanej umowy”, przez którą należy rozumieć całkowitą kwotę, jaką zamawiający wypłacił wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia. Rozporządzenie odnosi zatem łączną wartość wynagrodzenia do kwot pieniężnych wypłaconych z tytułu zrealizowanej umowy. W związku z powyższym, jeśli z należnego wykonawcy wynagrodzenia (w związku z realizacją umowy) zostały naliczone i potrącone kary umowne, należy podać kwotę po potrąceniu.

Obowiązek sporządzenia raportu z realizacji zamówienia spoczywa – w świetle art. 446 ust. 1 ustawy Pzp – na zamawiającym. Zgodnie z tym przepisem zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia, w którym dokonuje oceny tej realizacji, w przypadku gdy:

• na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej;
• na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;
• wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej 30 dni;
• zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.

Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

Obowiązkową treść raportu z realizacji zamówieni wyznacza art. 446 ust. 3 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem raport zawiera:

• wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
• wskazanie okoliczności, o których mowa w art. 446 ust. 1 ustawy Pzp, oraz przyczyn ich wystąpienia (tj. jednej z okoliczności, która warunkuje sporządzenie raportu);
• ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
• wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.